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浅析企业干部人事档案管理信息化平台的应用

浅析企业干部人事档案管理信息化平台的应用


薛青



摘要:干部人事档案整理工作是企业组织人事管理工作重要组成部分,是干部人事工作不可或缺的基础性工作,它可以全面的、历史的了解考察干部,是反映干部情况的基本凭证和重要依据。企业可以通过档案,对员工进行全方位的考察,从而确定用人机制。有利于企业的可持续发展,在现代企业中有着不可忽视的地位。本文就如何抓好干部人事档案管理信息化平台建设进行了一些探讨。


关键词:人事档案;信息化管理


一、企业干部人事档案管理的现状

    目前,大部分企业都能够按照《干部档案工作条例》,加强企业干部档案工作,提高科学管理水平,有效地保护和利用档案。特别是2014年《干部人事档案专项审核工作实施方案》文件下发后,对干部“三龄两历一身份”、家庭主要成员及重要社会关系等信息进行审核,注重审核档案材料是否涂改造假,干部信息是否真实准确,重要原始依据材料是否完整规范,通过这项工作的开展,企业的干部人事档案规范化、制度化等方面均得到了进一步加强,有效地对原有干部档案管理松懈、人事年龄信息不准确、档案涂改等乱像进行了整改和治理。个别单位以干部人事档案信息数据化平台为基础,建设了档案编码管理系统,实现干部人事档案信息化、规范化、动态化管理,集制度查询、编码信息、统计分析、预报提醒、查借阅管理等工作内容和服务功能为一体的全新系统,减少了查找时间和档案原件的使用率,为干部工作提供优质高效的档案信息服务,保护档案原件、提升工作效率。

二、档案管理信息化平台建设的必要性

    1、档案管理信息平台是综合平台,能够使档案信息实现纵向贯通、横向集成和高度共享。档案管理信息平台深化应用后,将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化,充分发挥档案部门的信息服务功能,为企业生产、管理提供决策服务,真正实现档案管理水平质的飞跃。  

    2、面对档案工作的新形势,企业干部人事档案工作的外部条件和内部需求都在发生新的变化,在新时期,要适应档案工作的要求,必须冲破“接档案、管档案”的陈旧观念,剔除影响档案事业发展的体制弊端,档案管理信息化平台建设可以促进传统档案管理理念的转变,有利于新一代档案管理体制的建立和完善。

    3、企业干部人事档案管理信息化是提高工作效率,节约资源的必然要求。传统档案工作,主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等,投入的人力大,是以手工劳动为主的管理模式,花费了大量的人力、物力。档案管理信息化不仅大大提高了档案的储存量,提高了工作效率,还有力地促进了节约型社会的建设。

三、制约档案管理信息化平台建设的主要因素分析

    1、档案的本质属性的影响。原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上。在档案管理信息化中,档案多数以电子文档的形式存在,从起草、修改到印发都在计算机上进行,具有便于修改、便于复制特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。

    2、缺乏统一标准和规范,法律法规不完善。档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。但目前的状况是:档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一;并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑,缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准;这些都制约着信息交流的范围和程度,直接影响着档案信息化建设的步伐。

    3、在日常档案管理中只有根据其来源,才能形成相应的法律责任。而在电子文档的形成过程中,打乱了或者是破坏了原始文件的本来顺序。原本清晰的法律责任界限变得模糊,缺乏法律依据使得大量的电子档案无法充分发挥其应有的使用价值,相关法律条例的制定迫在眉睫。

四、档案管理信息化建设的几点对策

    档案信息化平台建设需要制定企业干部人事档案信息化管理的有关标准,统一档案管理应用软件;做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,具体讲,档案管理信息化建设的主要对策有以下几点:

    1、组织人员研究建设企业干部人事档案信息化统一平台,规范企业各单位在硬件设施的投入和建设、做到硬件配套、数据导入导出格式统一,内容上要包括发展的总体框架、规划、措施、技术支撑、标准规范以及相关内容,使档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

    2、建立电子文件管理的图文记录系统,保证档案的真实性可靠性。由于电子化、信息化手段的应用,档案资料大多可以进行数字化处理,并按数字化手稿进行管理,以磁盘、光盘存贮量,已经有效地解决了传统档案管理中存在的“保存”问题,在新建档案或整理原始档案的过程中,要注意图文扫描收集,通过密钥、口令等手段控制图文修改权限,做到收集、扫描、存档三同时,做到纸制材料与图片资料的一致,保证档案的真实性可靠性。

    3、统一规范,建立企业干部人事档案管理现代技术标准,提高信息的可获取性。企业干部人事档案工作的标准化、规范化是信息化建设的前提和必要条件。企业档案工作部门必须要遵循标准化的原则,对收集、整理、编目、检索、温湿度控制、防霉防虫以及安全保管等基础性工作,都要严格按照统一的标准进行规范整理。

    总的来说,做好企业干部人事档案信息化管理工作是企业发展的必经之路,企业管理者应该深谙人事档案管理的意义,按照人事管理工作的规律来处理工作中的一些问题,使得人事档案管理工作向信息化迈进,为企业在用人方面提供准确真实的依据。我们应该在企业中大力的推行企业干部人事档案信息化管理工作,使得人力资源的配置更为合理,并给企业带来更好更大的效益。


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